Microsoft Copilot mokymai: kaip pasirinkti programą pagal turimas licencijas?
Prieš užsakant Microsoft Copilot mokymus svarbu nustatyti, kokiomis DI funkcijomis darbuotojai iš tikrųjų gali naudotis. Organizacija gali turėti Microsoft 365 prenumeratą, bet ne visi jos darbuotojai būtinai turi papildomą Copilot licenciją. Promptas.LT mokymų turinį galime pritaikyti pagal turimas prieigas: nuo Copilot Chat naudojimo iki darbo su organizacijos informacija Microsoft 365 aplinkoje. Tai leidžia rengti praktines užduotis, kurias dalyviai galės pakartoti savarankiškai.
Kuo skiriasi Microsoft Copilot Chat ir mokama Microsoft 365 Copilot licencija?
Microsoft Copilot pavadinimas naudojamas keliems susijusiems produktams ir paslaugoms. Todėl prieš renkantis mokymus reikia atskirti asmeniniam naudojimui skirtą asistentą, organizacijų Copilot Chat ir papildomai licencijuojamas darbo su Microsoft 365 duomenimis funkcijas.
2026 metais Microsoft atnaujina dalies produktų pavadinimus: Microsoft 365 Copilot vadinamas Microsoft Copilot, o Microsoft 365 Copilot Chat – Microsoft Copilot Chat. Ankstesni pavadinimai vis dar gali būti matomi licencijų aprašymuose bei administravimo aplinkoje.
Copilot versijų ir prieigos galimybių palyginimas
| Copilot produktas | Prieigos sąlygos | Praktinės galimybės |
|---|---|---|
| Microsoft Copilot asmeniniam naudojimui | Asmeninė Microsoft paskyra; galimybės priklauso nuo vartotojo plano. | Bendros DI užklausos, informacijos paieška, tekstų rengimas ir kitos asmeniniams naudotojams skirtos funkcijos. |
| Microsoft Copilot Chat organizacijoms | Prieinamas tinkamas Microsoft 365 prenumeratas turintiems naudotojams be papildomos Microsoft Copilot licencijos. | DI pokalbiai, paremti interneto informacija, failų pateikimas ir papildomos funkcijos pagal organizacijos nustatymus. Bendroji prieiga prie visų organizacijos duomenų per Microsoft Graph savaime nesuteikiama. |
| Microsoft 365 Copilot su papildoma licencija | Reikalinga tinkama bazinė Microsoft 365 prenumerata ir atitinkama Copilot licencija. | Platesnis darbas su organizacijos kontekstu per Microsoft Graph, integruotos Copilot galimybės Microsoft 365 programose ir papildomi darbo procesų scenarijai. |
Svarbu: konkrečios funkcijos Word, Excel, PowerPoint ir kitose programose priklauso ne tik nuo licencijos, bet ir nuo produkto versijos, administratoriaus nustatymų bei paslaugos prieinamumo. Todėl vien matomas Copilot mygtukas dar nepatvirtina, kad darbuotojas turi visas mokymų programoje numatytas galimybes.
Prieigos sąlygas galima patikrinti oficialioje Microsoft Copilot techninių reikalavimų dokumentacijoje.
Kaip patikrinti, ar darbuotojai pasiruošę praktiniams Copilot mokymams?
Jeigu dalyviai neturi tinkamų licencijų arba jų paskyrose išjungtos reikalingos funkcijos, praktinis mokymų turinys gali skirtis nuo suplanuoto. Todėl prieš užsiėmimus rekomenduojame atlikti trumpą techninę patikrą kartu su organizacijos IT administratoriumi.
Penki dalykai, kuriuos reikia patikrinti
- Patikrinkite paskyras. Ar dalyviai prisijungia su organizacijos Microsoft Entra ID paskyromis, o ne asmeninėmis Microsoft paskyromis?
- Patikrinkite licencijas. Kurie darbuotojai turi tik Copilot Chat, o kuriems priskirta papildoma Microsoft Copilot licencija?
- Patikrinkite programas. Ar dalyviai naudoja palaikomas Word, Excel, Outlook, Teams ir kitų programų versijas?
- Patikrinkite duomenų prieigas. Ar darbuotojai gali atidaryti mokymams reikalingus dokumentus ir ar juos leidžiama naudoti praktinėse užduotyse?
- Patikrinkite organizacijos taisykles. Ar IT administratorius leidžia naudoti numatytas Copilot funkcijas, failų įkėlimą ir reikalingas integracijas?
Jeigu bent vienas reikalavimas neįvykdytas, nebūtina atsisakyti mokymų. Galime derinti programą pagal esamas galimybes, tačiau turime iš anksto atskirti funkcijų demonstravimą nuo užduočių, kurias dalyviai atliks patys.
Kaip mokyti komandą, kai papildomas Copilot licencijas turi tik dalis darbuotojų?
Tarkime, organizacijoje dirba 100 darbuotojų, bet papildomas Microsoft Copilot licencijas turi tik 20. Tai iliustracinis planavimo pavyzdys, o ne konkretaus mūsų kliento duomenys.
Tokiu atveju bendroje mokymų dalyje galima nagrinėti DI raštingumą, užklausų formulavimą, Copilot Chat naudojimą bei rezultatų tikrinimą. Licencijuotiems darbuotojams atskirai numatome praktinius scenarijus su organizacijos duomenimis ir integruotomis Microsoft 365 funkcijomis.
Taip darbuotojams nereikia įsigyti papildomų licencijų vien dėl funkcijų, kurių jie kasdien nenaudos. Jei vėliau organizacija išplės licencijų skaičių, galima suplanuoti papildomą praktinį modulį.
Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude ar Gemini: kokį DI įrankį pasirinkti?
Microsoft Copilot nėra vienintelis būdas naudoti DI versle. ChatGPT, Claude ir Google Gemini taip pat siūlo dokumentų analizės, turinio kūrimo bei darbo automatizavimo galimybes. Pagrindinis pasirinkimo kriterijus – kurioje programinėje aplinkoje organizacija jau dirba ir kokiems duomenims reikia saugios prieigos.
Keturių DI ekosistemų praktinis palyginimas
| DI platforma | Svarbiausios stiprybės | Kada verta rinktis? |
|---|---|---|
| Microsoft Copilot | Integracija su Microsoft 365 darbo aplinka ir organizacijos duomenimis pagal naudotojo prieigos teises. | Kai įmonė daugiausia dirba su Microsoft 365 ir nori naudoti DI esamuose dokumentų, el. pašto bei bendradarbiavimo procesuose. |
| ChatGPT | Universalus darbas su tekstu, failais, vaizdais ir balsu; duomenų analizė bei įvairūs specializuoti įrankiai. | Kai svarbu įvairiapusis DI naudojimas kūrybinėms, analitinėms ir kasdienėms darbo užduotims. |
| Claude AI | Darbas su dideliais tekstiniais kontekstais, projektų žinių bazėmis, Artifacts ir kitais Anthropic įrankiais. | Kai reikia sistemingai analizuoti dokumentus, dirbti su ilgais tekstais arba kurti specializuotus darbo projektus. |
| Google Gemini | Integracija su Google Workspace, įskaitant Gmail, Docs, Sheets, Drive ir kitas organizacijos naudojamas paslaugas. | Kai pagrindinė įmonės darbo aplinka yra Google Workspace ir siekiama išnaudoti jos DI funkcijas. |
Ši lentelė rodo ekosistemų pasirinkimo kriterijus, o ne absoliutų modelių tikslumo reitingą. Visos keturios platformos turi iš dalies persidengiančių funkcijų, o jų prieinamumas priklauso nuo plano ir techninių nustatymų.
Jeigu įmonės procesai daugiausia vyksta Microsoft 365 aplinkoje, rekomenduojame pradėti nuo Copilot mokymų. Norint palyginti kelis įrankius praktikoje, galima rinktis platesnę DI mokymų įmonėms programą. Specializuotam darbui su Anthropic platforma siūlome Claude AI mokymus, o ChatGPT pagrindams – praktinį ChatGPT seminarą.
Ar Copilot gali parodyti darbuotojui dokumentus, kurių jis neturėtų matyti?
Microsoft Copilot naudoja esamas Microsoft 365 prieigos teises, todėl neturėtų suteikti naudotojui naujų leidimų peržiūrėti dokumentus. Tačiau jeigu įmonės SharePoint ar OneDrive aplankai yra pernelyg plačiai bendrinami, Copilot gali padėti lengviau atrasti informaciją, kuri naudotojui jau buvo techniškai prieinama, nors organizacija jos tokiam darbuotojų ratui neketino atskleisti.
Ši rizika vadinama oversharing – pernelyg plačiu informacijos bendrinimu. Tai nėra vien DI modelio problema: ji kyla dėl anksčiau suteiktų duomenų prieigos teisių.
Kaip paruošti įmonės dokumentus saugesniam Copilot naudojimui?
Prieš mokymus, kuriuose planuojama naudoti realius organizacijos dokumentus, rekomenduojame su IT administratoriumi patikrinti:
- SharePoint ir OneDrive prieigas. Ar dokumentus mato tik tie darbuotojai, kuriems jų reikia?
- Informacijos klasifikavimą. Ar naudojamos tinkamos konfidencialumo žymos ir duomenų apsaugos taisyklės?
- Dokumentų aktualumą. Ar sistemoje nėra pasenusių instrukcijų, kainoraščių arba nebegaliojančių procedūrų?
- Praktinių pavyzdžių tinkamumą. Ar mokymams naudojamuose dokumentuose nėra nereikalingų asmens duomenų ir komercinių paslapčių?
Microsoft nurodo, kad Copilot veikia pagal organizacijos Microsoft 365 saugumo ir prieigos taisykles, o SharePoint bei OneDrive leidimai daro tiesioginę įtaką tam, kokią informaciją sistema gali rasti ir panaudoti atsakymuose.
Šaltinis: Microsoft – How data is protected and audited in Microsoft 365 and Microsoft Copilot.
Ar Copilot Chat užklausos naudojamos DI modeliams mokyti?
Naudojant organizacijai skirtą Microsoft Copilot Chat su Microsoft Entra darbo ar mokymo įstaigos paskyra, taikoma įmonės duomenų apsauga (Enterprise Data Protection). Pagal šias sąlygas pokalbių užklausos ir atsakymai nenaudojami pagrindiniams DI modeliams mokyti.
Tačiau tai nereiškia, kad galima nekontroliuojamai įkelti bet kokią informaciją. Organizacijos administratoriai gali taikyti duomenų saugojimo, audito ir atitikties taisykles, todėl būtina laikytis vidinės duomenų naudojimo politikos.
Šaltinis: Microsoft – Enterprise data protection in Copilot.
Kodėl Copilot kartais negali pateikti Teams susitikimo santraukos?
Copilot galimybės dirbti su Teams susitikimų informacija priklauso nuo dalyvio licencijos, susitikimo organizatoriaus nustatymų ir transkripcijos arba įrašymo politikos. Jeigu organizacija neleidžia naudoti reikiamų funkcijų, po susitikimo gali nebūti pakankamai informacijos santraukai parengti.
Prieš praktinius mokymus rekomenduojame patikrinti, ar numatyta Teams susitikimų transkripcijos galimybė ir ar ji leidžiama pagal įmonės taisykles. Copilot gali būti naudojamas skirtingais režimais: tik susitikimo metu arba susitikimo metu ir jam pasibaigus. Galimybė vėliau naudoti susitikimo informaciją priklauso nuo pasirinkto režimo bei duomenų išsaugojimo.
Todėl užduotims, susijusioms su susitikimų analize, rekomenduojame naudoti demonstracinį susitikimą arba iš anksto patvirtintą medžiagą. Taip galima išvengti situacijos, kai praktikos nepavyksta atlikti dėl organizacijos saugumo apribojimų.
Techniniai reikalavimai: Microsoft – Manage Teams meeting transcription.
Kaip įvertinti praktinių Copilot mokymų rezultatą?
Copilot mokymų naudą rekomenduojame vertinti pagal realią užduotį, o ne vien pagal tai, ar darbuotojas sugebėjo sugeneruoti tekstą arba sukurti dokumento santrauką. Svarbu patikrinti, ar rezultatas tikslus, ar jam parengti iš tiesų reikia mažiau laiko ir ar darbuotojas geba savarankiškai pastebėti netinkamus DI atsakymus.
Pavyzdinė praktinė užduotis: dokumento analizė
Pasirinkite įprastą darbo dokumentą su aiškiai patikrinamais duomenimis. Užduotis – nustatyti svarbiausius sprendimus, terminus ir atsakingus asmenis.
Pirmasis etapas. Darbuotojas atlieka užduotį įprastu būdu, nenaudodamas DI, ir užfiksuoja sugaištą laiką.
Antrasis etapas. Ta pati užduotis atliekama naudojant Copilot, pateikiant aiškią užklausą ir reikalingą kontekstą.
Trečiasis etapas. Darbuotojas patikrina sugeneruotą rezultatą pagal originalų dokumentą, ištaiso klaidas ir užfiksuoja bendrą darbo trukmę.
Praktinį rezultatą siūlome vertinti pagal tris kriterijus:
- Informacijos tikslumą. Ar Copilot nepakeitė datų, skaičių, sprendimų ir atsakingų asmenų?
- Galutinę darbo trukmę. Ar laikas sutaupytas įvertinus ne tik generavimą, bet ir rezultato tikrinimą?
- Darbuotojo savarankiškumą. Ar dalyvis gali pakartoti procesą be lektoriaus pagalbos?
Vieno bandymo rezultatai neparodo ilgalaikės investicijų grąžos, tačiau padeda įvertinti, kurios Copilot funkcijos yra naudingos konkrečiam darbuotojui ir kokius įgūdžius dar reikia tobulinti.
Kada pakanka Copilot mokymų, o kada reikia papildomo techninio sprendimo?
Jeigu darbuotojai jau turi tinkamas licencijas, bet nežino, kaip efektyviai naudoti Copilot, dažniausiai verta pradėti nuo praktinių mokymų. Jeigu organizacija nori sujungti skirtingas sistemas, sukurti specifinį DI agentą arba automatizuoti kelių programų veiksmus, vien darbuotojų mokymų gali nepakakti.
Jeigu problema yra darbuotojų įgūdžiai, siūlome mokymus su konkrečiomis praktinėmis užduotimis.
Jeigu problema yra neprieinamos funkcijos, pirmiausia rekomenduojame patikrinti licencijas, paskyrų nustatymus ir administratoriaus suteiktus leidimus.
Jeigu reikia nestandartinių automatizacijų, gali būti tikslinga atskirai įvertinti Copilot Studio, Microsoft Power Automate arba individualių integracijų galimybes.
Tokiais atvejais galima aptarti DI diegimo ir techninio konsultavimo paslaugas. Techninio sprendimo įgyvendinimo apimtis bei kaina derinamos atskirai nuo darbuotojų mokymų.
Dažniausi klausimai prieš Microsoft Copilot mokymus
Planuojant užsakomuosius mokymus dažniausiai kyla klausimų dėl licencijų, darbuotojų techninio pasirengimo ir darbo su realiais įmonės dokumentais. Į juos rekomenduojame atsakyti prieš derinant galutinę programą, kad dalyviams būtų numatytos praktiškai prieinamos užduotys.
Ar galima dalyvauti Copilot mokymuose neturint papildomos Microsoft 365 Copilot licencijos?
Taip, jei pasirinktoje programoje numatytas Copilot Chat naudojimas arba bendros DI praktikos užduotys.
Tačiau užduotims, kurioms reikalingas platesnis darbas su Microsoft 365 organizacijos duomenimis ir konkrečios mokamos funkcijos, būtina atitinkama licencija bei techninė prieiga.
Ar galima vienoje grupėje mokyti darbuotojus su skirtingomis Copilot licencijomis?
Taip, tačiau praktines užduotis rekomenduojame suskirstyti pagal dalyvių prieigos galimybes.
Bendroje dalyje galima mokytis užklausų formulavimo ir atsakymų tikrinimo, o specializuotus pratimus atlikti tik su tomis funkcijomis, kurios dalyviams prieinamos.
Ar mokymams būtina suteikti lektoriui prieigą prie įmonės vidinių dokumentų?
Ne. Daugumą praktinių metodų galima pademonstruoti naudojant specialiai parengtus arba tinkamai nuasmenintus dokumentus.
Jeigu organizacija pageidauja dirbti su realiais duomenimis, tokių duomenų naudojimą ir prieigos sąlygas reikia suderinti iš anksto.
Kaip gauti jūsų įmonei pritaikytą Microsoft Copilot mokymų pasiūlymą?
Jeigu planuojate Copilot mokymus darbuotojams, pateikite informaciją apie organizacijos Microsoft 365 aplinką ir numatytų dalyvių skaičių. Svarbiausia nurodyti, ar komanda turi papildomas Copilot licencijas ir kokias konkrečias darbo užduotis norėtumėte išmokti atlikti.
Pirminiam pasiūlymui naudinga pateikti:
- Darbuotojų skaičių ir pagrindines jų funkcijas.
- Naudojamų Microsoft 365 ir Copilot licencijų tipus.
- Dabartinį darbuotojų pasirengimo lygį.
- Konkrečias praktines užduotis, kurias norėtumėte įtraukti.
- Pageidaujamą mokymų laiką, kalbą ir organizavimo formatą.
Remdamiesi pateikta informacija, galime aptarti tinkamą mokymų programą, praktinių užduočių apimtį ir individualias organizavimo sąlygas.
Susisiekite su Promptas.LT el. paštu info@promptas.lt arba telefonu +370 613 70 574.
